Creating a Business Dashboard Overview Business dashboard is an analytical tool that provide at‐a‐glance visualisation of business performance. The design varies considerably from one application to another

1  ACC/ACF2400 Accounting Information Systems  Semester Two 2019  Individual Assignment  Creating a Business Dashboard  Overview  Business dashboard is an analytical tool that provide at‐a‐glance visualisation of business performance.  The design varies considerably from one application to another, and even between businesses, but a  common  feature of a dashboard is  that it uses graphs, coloured text, and symbols  to highlight key  information of the business such as trends, risks, performance, analyses. Dashboards are designed to  be interactive to present clear and relevant information at management meetings, enable navigation  of  detailed  information  when  required.  A  non‐interactive  dashboard  can  be  cluttered  making  it  difficult to show the important information or not possible to show every important information at  once, not able to drill down for detail.  When designing a business dashboard, start with the end in mind. In doing so, you must identify the  information you wish to present on it. Think from a business perspective. For example, what relevant  information do you need to know to understand your current business status? What information do  you need to strategise for improvement of business performance? Once you have outlined what you  want to know, then you can work on the data required and the formulae needed for calculation, which  will be useful in building your business dashboard.  Instructions  on  how  to  build  dashboards  are  available  in  different  journals,  magazines  and  online  resources. For example, the Journal of Accountancy published an article that discusses how to create  complex  dashboard  reports  using  Microsoft  Excel  2007  and  Excel  2010  (http://www.journalofaccountancy.com/issues/2011/feb/20092427.html).   The  table below contrasts 2 different approaches  to dashboard reporting. The example on  the left  shows seven  (7)  ratios in a non‐interactive dashboard, with 3 graphs and 1 panel of numbers. The  design features in the dashboard would earn a low Pass (P) ‐ if other requirements are acceptable. The  example on the right is from the Dashboard your Scorecard article from the Journal of Accountancy.  This is an interactive dashboard, the design incorporated the following features and will be awarded  with higher marks:   It is interactive (note the drop‐down box in the bottom right panel to select the person shown);  It uses appropriate graph to display proportions and performance (pie charts, bar charts, stack bar  charts) with clear description of title and legends  It uses  conditional  formatting icons  (arrows) in  the  top  right panel  to indicate  the direction of  change and so makes the data easier to digest at a glance;  It uses spark lines in the top right panel (within cell graphs) to show historical changes; 2  Low Pass Distinction or High Distinction Learning Objectives Assessed  The purpose of this assignment is for you to practice designing and developing a management report  using good spreadsheet design practice. You will need to conduct some independent research to find  out how to create different elements of your dashboard, particularly if you are attempting to achieve  High Distinction (HD) requirements.   Specific objectives addressed by this assignment include:  Objective 4: Synthesise design principles to develop financial models that assist in decision‐making.  Objective 5:  Apply critical thinking, problem solving and communication skills to analyse, evaluate and  interpret business processes and the accounting data that is  In  terms of  the unit content,  this assignment is based on a set of practice guidelines that are used  widely, usually referred to as the COSO ERM framework, and shown below. This assignment focuses  on the last two components of the framework.  Information & Communication:   What  information  you  need  and  how  should  it  be  communicated?  Monitoring:   How will you monitor what is happening?  General Instructions  You have  recently been appointed as a graduate accountant at GBI Group, USA. Sam  Johnson,  the  Business  Controller  of  the  GBI  Group  (USA),  has  handed  to  you  an  Excel  spreadsheet  with  the  company’s  sales  data  (ACC_ACF2400_Ind_Assignment_GBI_Group.xlsx)  to  prepare  a  business  dashboard that presents sales analysis for 2018. Sam reminded you that the sales recognition adopted  by the GBI Group is based on Invoice Date. The first step when designing your dashboard is to decide  which information will be useful to conduct the 2018 sales analysis. Sam advised to include ratios that  are relevant for business performance analysis. Sam suggested to include the following ratios:   3   Monthly sales revenue trend (E.g.: by product group description)   Monthly sales revenue growth rate (E.g.: by city)   Best‐performing product by gross profit within each product group description by sales organisation  description   Average days outstanding (E.g.: by customer)  This assignment is designed to be completed using Microsoft Excel for Windows, which is available in  the computer labs. If you use Mac, open your file using one of the lab computers (where you have  your  tutorial)  before  submitting  your  assignment  and  make  sure  that  all  features  included  work  properly. Bear in mind that the teaching team will be using Excel for Windows to mark the assignment.  Most  of  the  Excel  features  and  command  you  will  use  are  available  in  lecture  notes.  There  are  considerable amount of information available on the Internet. For example, a simple Google search  generated these results:  Conditional formatting: 1,850,000 results for Excel 2016  Conditional formatting data bars or icons: 306,000 results for Excel 2016  Sparklines: 120,000 results for Excel 2016  Slicers: 407,000 results for Excel 2016  Excel 2016 Form controls/Active X controls: 31,000,000 results (a very popular topic) Note, Excel’s form controls are available on the Developer tab, which is hidden until you right click on  the top menu, select Customize the Ribbon, and the check the Developer option.  This is a major assignment in which you are expected to put in a substantial amount of work to obtain  higher grades. You can ask the teaching team for guidance about the dashboard if it does not work  properly. However, do not expect us to give you the answer directly, but we will try to help you to  work out why your model is not working properly. The teaching team will not be impressed if you ask  a basic question, such as “What is conditional formatting?” or “Where can I find form controls in the  menu?”  That  type  of  question  suggests  a  lazy  intellectual  approach  that  is  not  consistent  with  university‐level study.  This  is  an  individual  assignment.  You  are  required  to  use  the  data  set  (ACC_ACF2400_Ind_Assignment_GBI_Group.xlsx) supplied with this guide under Assessment Task 4:  Individual Assignment section on Moodle.   Submission Date/Time & Procedures  Submission Date/Time: Sunday 20 October 2019, 5pm. Penalties apply for late submission.  Submit  the  Excel  file  via  the  Individual  Assignment  link  under  Assessment  Task  4:  Individual  Assignment section on Moodle.     Marks  The assignment is worth 18% of the total marks for this unit (see Marking Rubric below to understand  how your assignment will be assessed).   Mark breakdown per task  Task  Marks  Instruction  20  Calculation worksheets  35  Dashboard  30  Reflection  15  Total  100      4  Required  Save  your  file  as  ACC_ACF2400__Dashboard.xlsx.  The  completed  assignment must contain the following 7 worksheets:    Instruction (note 1)   Report (note 2)   Data GBI_Group   Calculation worksheets (note 3):   o (i) Cal1_RevTrend_PdtGp  o (ii) Cal2_RevGrowthRate_City  o (iii) Cal3_Top3_Pdt_PdtGp_SO   o (iv) Cal4_Rev_AvgDaysOut_Customer  Notes:  1. Prepare an Instruction worksheet that explains how to use your model. Instructions should be  brief. Include the following information:   Your name and name of the company   Dashboard objective: Explain the purpose of the dashboard you created and based on your  analysis of the data, identify one area of business improvement as recommendation to Sam  Johnson    Indicate location and explain purpose of key sales analysis for 2018 to be presented at the  management meeting:  o Key Analysis 1: Monthly sales revenue trend by product group description  o Key Analysis 2: Monthly sales revenue growth rate by city [HINT: Growth rate is the  difference between current period revenue and previous period revenue divided by  previous period revenue]  o Key Analysis 3: Top 3 best‐performing product by gross profit within each product  group description by sales organisation description  o Key  Analysis  4:  Average  days  outstanding  by  customer  [HINT:  Average  Days  Outstanding is the sum of days difference between Payment Receipt Date and Invoice  Date divide by the count of number of invoices]   Reflection on your own learning experience while working on the assignment and preparing  your dashboard (700‐800 words). Think broadly. There is no right or wrong answer. You will  be graded on the depth of reflection, personal ideas and conceptualisation (see rubric for  more details). Although the reflection must be pasted into the Instruction worksheet, it will  be marked separately. Below are some guidance on how to write a reflective piece:  o You MUST review the below links!  o https://www.monash.edu/rlo/assignment‐samples/education/education‐reflective‐ writing/reflective‐writing‐structure o https://www.monash.edu/rlo/assignment‐samples/education/education‐reflective‐ writing 2. Construct an interactive professional Dashboard in the Report worksheet (see marking rubric for  more details). [Hint: PivotCharts and Slicers are copied from respective Calculation worksheets  while Form Control is generally created in the Report worksheet]    3. Perform  all  the  necessary  data  processing  for  each  of  the  key  analysis  in  the  Calculation worksheets provided  (see below). Data processing may include PivotTables, PivotCharts, Excel  Table, Slicers, formulae, and so on. You need to decide on the appropriate type of PivotCharts,  Charts to use, and Slicers and Form Control to include.   Cal1_RevTrend_PdtGp  Key Analysis 1   Cal2_RevGrowthRate_City  Key Analysis 2   Cal3_Top3_Pdt_PdtGp_SO  Key Analysis 3   Cal4_Rev_AvgDaysOut_Customer  Key Analysis 4 5  Marking Rubric    High Distinction  Distinction  Credit  Pass  Unsatisfactory  Instructions  (20 marks)  Meets All Basic  Requirements PLUS: Professional quality Concise, but well‐explained Error free (e.g. no  grammatical mistakes) Structure of the spreadsheet  is very clear (e.g. headings)  Followed all instructions as  indicated in note 1 above All Basic Requirements,  but few errors Instructions and headings  mostly clear, and suitable  for distribution to a  professional audience Followed most  instructions as indicated  in note 1 above  All Basic Requirements but  some errors Instructions and headings  could be clearer, but the  instructions are  understandable Followed some instructions  as indicated in note 1  above  Meets Basic Requirements (see below), but some  elements were not  explained well  Should not be distributed  without editing (e.g. poor  grammar, structure of  workbook or some variable  definitions not explained  well) Basic requirements Shows:  Author & company  name  Objective of dashboard  Justified  recommendation   Location of specific  information (and other  requirements) as  indicated in note 1  above  Explain purpose of each  key analysis Does not meet basic  requirements Instructions missing or  hard to understand  AND/OR no headings Document contains many  errors Cannot be distributed to a  professional audience 6    High Distinction  Distinction  Credit  Pass  Unsatisfactory  Calculation  (35 marks)  Values are from formulas or  pivot tables, not hard‐coded  including full use of  absolute/relative/mixed  references (whenever  necessary). Used four Pivot Tables  (included calculated field  where appropriate) and  applied proper formatting Professional layout of  calculations (e.g. easy to  follow), very‐well presented All four key analyses  calculated correctly Good choice of PivotCharts  (include combined charts)  and/or Charts and/or  sparklines/icons/databars  for all 4 key analyses.   Good choice of slicers and  they are working properly  Values are from formulas  or pivot tables, not hard‐ coded including full use of  absolute/relative/mixed  references (whenever  necessary)  Used three Pivot Tables  (included calculated field  where appropriate) and  applied proper formatting  Good layout of  calculations (e.g. easy to  follow)  Three key sales analysis  are calculated correctly   Mostly good choice of  PivotCharts (include  combined charts) and/or  Charts and/or  sparklines/icons/databars  for all 4 key analyses.   Appropriate choice of  slicers but they are  working properly  Values are from formulas  or pivot tables, not hard‐ coded including some use  of absolute/relative/mixed  references (whenever  necessary)  Used two Pivot Tables  (included calculated field  where appropriate) and  applied proper formatting  Reasonable layout of  calculations (e.g. easy to  follow)  Two key sales analyses  calculated correctly  Minor mistake with choice  of PivotCharts and/or  Charts and/or  sparklines/icons/databars  for key analyses.  Some error in choice of  slicer and it works   Some data in calculations  sheet is hard‐coded (not  from formulas or pivot  tables)  Reasonable layout of  calculations (e.g. easy to  follow)  One key analysis calculated  correctly  Inappropriate choice of  PivotCharts and/or Charts  for key analyses.  Did not include slicer or  included slicer but it does  not work Data in calculation sheets is  hard‐coded Chaotic layout of  calculations  No graphs  7    High Distinction  Distinction  Credit  Pass  Unsatisfactory  Dashboard  Report   (30 marks)  Meets Pass requirements  Plus  Distinction and both of  the Credit requirements  (e.g. interactive graph/table  from a slicer and spark lines) Plus Slicer connection to  more than one charts (try to  limit the number of slicers) Highly creative and  attractive dashboard design  For High‐HD  Meets above requirements  Plus  One graph/table is  interactive with the use of a  form control  Meets Pass requirements Creative and attractive  dashboard design Plus Both of the Credit  requirements (e.g.  interactive graph/table  from a slicer and spark  lines)  Meets Pass requirements. Somewhat creative and  attractive dashboard  design  Plus 1 of the 2 following  requirements:  One graph/table is  interactive with the use  of a slicer. A pivot table  on its own is not  sufficiently interactive  Spark lines/data  bars/conditional  formatting in a table Title of Dashboard  included.  Decent dashboard design  All four key sales analysis  included: Your choice on  your presentation  (pivotcharts/charts/sparkli nes/databars/icons/table)  Dashboard report is  referenced from  calculation sheet (e.g. no  hard‐coded numbers in the  report)  Dashboard report prints  legible on one page  Does not meet basic (Pass)  requirements (e.g. less  than 2 key sales analysis  shown, too large, not  enough charts/table, or  report based on hard  coded numbers) Hard to follow 8    High Distinction  Distinction  Credit / Pass  Unsatisfactory  Zero (0)  Reflection  (15 marks)  Response demonstrates an  in‐depth reflection on, and  personalization of, the  concept/understanding of  dashboard, including  feelings and thoughts Viewpoints and  interpretations are insightful  and well supported with at  least one reference using  APA Clear, detailed examples are  provided, as applicable Writing is clear and very  well‐structured Response demonstrates a  general reflection on, and  personalisation of, the  concept/understanding of  accounting, including  feelings and thoughts Viewpoints and  interpretations are  supported with at least  one reference using APA Appropriate examples are  provided, as applicable Writing is mostly clear and  easy to follow Response demonstrates a  minimal reflection on, and  personalisation of, the  concept/understanding of  accounting, including  feelings and thoughts Viewpoints and  interpretations require  greater attention, but  include at least one  reference using APA Examples used require  greater relevance. Writing is clear with some  errors Response demonstrates a  lack of reflection on, or  personalisation of, the  concept/understanding of  accounting, including  feelings and thoughts Viewpoints and  interpretations are missing,  inappropriate, and/or  unsupported Examples are not provided Writing and structure is  difficult to understand and  follow No attempt